Oggetto: realizzazione di servizi in rete Internet connessi
alla gestione del personale
Egregio Cliente,
con la presente vorremmo informaLa del progetto che abbiamo attuato,
volto all'utilizzo della rete Internet per offrire ai nostri Clienti
un servizio di assistenza e consulenza professionale ancora più
efficiente e funzionale.
Trattandosi di una modalità operativa altamente innovativa
(da quanto ci risulta non ancora attuata da nessuna altra struttura
a noi paragonabile), abbiamo ritenuto di avviare una fase di prova
del servizio, rivolgendoci ad un campione ristretto di nostri Clienti,
individuati per le loro caratteristiche organizzative e dimensionali.
Il progetto in commento comporta sostanzialmente le seguenti applicazioni
e procedure innovative:
istituzione di un nostro sito Internet (www.saccarma.com che
sarà attivo dal 1 gennaio 2003), dotato di una sezione
riservata ai Clienti il cui accesso è strettamente e personalmente
riservato, mediante password che provvederemo a comunicarVi;
possibilità di collocare sul sito documenti in formato
ottico / elettronico, che ogni cliente potrà agevolmente
scaricare e stampare presso la propria sede; ad esempio, potranno
essere forniti tramite Internet i modelli F24 già compilati
e personalizzati, per l'effettuazione dei versamenti fiscali,
oppure i tabulati gestionali (schede di mastro, situazioni contabili,
stampe cespiti, ecc.); in generale si tenderà ad eliminare
la consegna cartacea di documenti sostituendola con quella telematica,
per evitare al cliente inutili spostamenti;
pubblicazione sul sito dell'archivio di tutte le circolari
informative dello Studio e di altra eventuale documentazione normativa
ed interpretativa che si riterrà opportuno porre a disposizione
del Cliente;
possibilità di creare sul sito un "archivio telematico"
personalizzato e riservato (grazie a sistemi di sicurezza crittografici)
ove in ogni momento il Cliente potrà reperire la propria
dichiarazione dei redditi e stamparla presso di lui, e dove potranno
essere collocati altri documenti aziendali o personali come contratti,
visure, eccetera;
inoltre, per chi già si avvale del nostro servizio di
elaborazione delle buste paga, o per chi volesse avvalersene in
futuro, il sito riservato prevede la predisposizione di apposita
procedura di rilevazione delle presenze mensili mediante compilazione
di una semplice tabella collocata sull'area del nostro sito Internet;
in tal modo si è voluto eliminare l'adempimento tradizionale
di rilevazione manuale mensile delle presenze sul libro matricola,
che costringe a ripetere mensilmente sul libro i nomi dei dipendenti,
a segnare le presenze manualmente, ad inviarci il supporto cartaceo
delle presenze rilevate; con la nuova procedura, il Cliente dovrà
soltanto indicare le presenze, ferie, assenze, permessi o malattie
a computer.
È importante quindi sottolineare che la istituzione del
suddetto spazio Internet dedicato ai Signori Clienti rende agli
stessi possibile fruire dei seguenti vantaggi operativi:
potenziale futuro accesso in tempo reale, 24 ore su 24, a documenti
o dati sino ad oggi trasferibili soltanto in orario d'ufficio
(per fax o posta elettronica) in presenza di una nostra addetta
proposta alla gestione del Cliente;
possibile consultazione delle circolari informative e dell'altra
documentazione mesa in linea ed accessibile in qualunque momento;
eliminazione di spostamenti fisici per consegnare/ritirare
documenti sino ad oggi gestiti presso la nostra sede, data la
prossima progressiva collocazione di tali documenti sul sito,
e la conseguente possibilità di scaricarli da parte di
ogni Cliente interessato.
L'iniziativa sopra illustrata non richiede tra l'altro al Cliente
particolari innovazioni o investimenti, in quanto è sufficiente
disporre di un semplice collegamento ad Internet. Grazie alla gestione
software della password di accesso, è garantita la riservatezza
dei dati e delle comunicazioni fra la nostra struttura ed ogni Cliente,
e viceversa. Naturalmente, la qualità e velocità del
servizio fruibile saranno condizionate dalle caratteristiche tecniche
della connessione Internet di ogni cliente.
Dato il carattere innovativo delle iniziativa, e la necessità
anche per i Signori Clienti di verificare la effettiva utilità
della procedura così ipotizzata, riteniamo opportuno assicurare
gratuitamente a titolo di prova il suddetto servizio per un periodo
sufficientemente prolungato, decorrente dal mese di gennaio 2003
sino al termine del mese di settembre 2003.
Pertanto, al termine del periodo di prova i Signori Clienti interessati
dalla presente iniziativa potranno esprimere il loro gradimento
in merito alla stessa, valutando se proseguire nella utilizzazione
della procedura anche per il futuro, ad un costo che sarà
preventivamente comunicato e che comunque rappresenterà un
mero rimborso delle spese per la gestione del software e del sito
Internet, ovvero se interrompere la gestione della procedura, ripristinando
le originarie modalità operative.
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Ringraziando per l'attenzione e la collaborazione prestata, porgiamo
i migliori saluti.
